Nieuwe manier van declareren
Ons motto is niet voor niets ‘altijd in beweging’. En om met onze tijd mee te blijven gaan, hebben we een nieuw financieel systeem. Dat betekent voor jullie dat je voortaan gemakkelijker en online je onkosten kunt declareren. Vanaf 1 april 2023 werkt het declareren net iets anders dan je gewend bent. Hieronder lees je wat er in grote lijnen is aangepast en hoe je onkosten kunt declareren.
Dit is er in grote lijnen aangepast:
- Papierloos declareren door het aanleveren van je declaratieformulier in één PDF, het formulier met eventuele bonnetjes;
- Een handtekening is niet meer nodig. In Word invullen volstaat; je hoeft geen formulier met de pen in te vullen, te ondertekenen en dan in te scannen;
- Het declaratieformulier kun je eenvoudig mailen naar een centraal adres, namelijk wandelnet@inkoopfacturen.nl;
- Kilometervergoeding is verhoogd van 19 cent naar 21 cent per kilometer;
Nieuwe werkwijze declareren
Inloggen
1. Ga naar https://www.wandelnet.nl/login
2. Gebruik je e-mailadres en wachtwoord om in te loggen
3. Kies in het menu aan de linkerkant voor ‘Vrijwilligers’
Downloaden formulier en invullen
4. Op de pagina staat een kopje ‘Formulieren’ daar kun je het declaratieformulier downloaden door op de rode knop te klikken
5. Open het declaratieformulier door linksonder in je scherm op het gedownloade bestand te klikken. Zie je het bestand niet linksonder in je scherm? Ga dan naar de map ‘Downloads’ op je computer. Hier wordt het bestand ook automatisch opgeslagen
6. Opent het bestand in de beveiligde weergave? Kies voor ‘Bewerken inschakelen’
7. Vul de gegevens op het declaratieformulier in
Indien bijlagen (bonnetjes) moeten worden bijgevoegd
8. Voeg een blanco pagina toe zodat je eventuele bonnetjes toe kunt voegen aan het formulier
9. Voeg de eventuele bonnetje toe. Dit doe je door eerst een foto te maken van het bonnetje en deze vervolgens op je pc te zetten. Dit kan bijvoorbeeld door de foto’s naar jezelf te mailen of via een USB-kabel. Kies voor ‘Invoegen’ > ‘Afbeeldingen’ > ‘Dit apparaat’ en voeg de afbeeldingen in het declaratieformulier. Mocht deze omschrijving te cryptisch zijn, bekijk dan dit uitgebreide artikel.
Opslaan en verzenden
10. Controleer het declaratieformulier
11. Sla het bestand op in PDF-indeling. Kies voor ‘Bestand’ > Opslaan als. Selecteer ‘Balderen om de locatie op de pc uit te kiezen waar je het wilt opslaan’. Selecteer ‘PDF’ in de vervolgkeuzelijst. Kies ‘Opslaan’. Lukt het niet? Lees dan dit uitgebreide artikel.
12. Open je mail en mail één PDF met daarin het formulier en eventuele bontjes naar wandelnet@inkoopfacturen.nl.
*) Vermeld in de kolom ‘uitsplitsing kosten, gemaakt t.b.v. project:’ waarvoor de kosten zijn gemaakt. Denk aan het LAW-nummer, de naam van het Streekpad, de beurs of ander project. Ook aangeven of het markering of ontwikkeling route betreft.
Klaar!
Mocht je er niet uitkomen, stuur een mail naar Henk van Geerenstein via hvgeerenstein@wandelnet.nl
