_{Groepsfoto Vrijwilligersdag Breda 2023 © Luuk Gijselhart}

Wie is wie?

Wandelnet gebruikt een CRM, een ‘Customer Relationship Managementsystem’. Dat is een database waarin alle relevante gegevens van alle vrijwilligers en medewerkers zijn opgenomen. Dat zijn naast naam, adres en woonplaats natuurlijk ook e-mailadres, telefoonnummer, en welke rol of rollen die vrijwilliger heeft. De grootste groep bestaat uit veldmedewerkers (vroeger markeerders genoemd) en padcoördinatoren. Van hen staat in het CRM voor welk pad ze actief zijn, en bij veldmedewerkers ook op welk deel van het pad. Andere vrijwilligers zijn bijvoorbeeld belangenbehartiger, innovatievrijwilliger, beleidsvrijwilliger, leden van team Routekwaliteit of van de webredactie.

Op het bureau van Wandelnet houden vooral Sonja Velthuizen, Anja Brama en Jessica Marsman deze database up-to-date. Sonja is Bureaumanager, Jessica Coördinator Vrijwilligerszaken en Anja is kantoorvrijwilliger.

_{V.l.n.r. Anja, Jessica, Sonja © Wandelnet}

De procedure: gegevens nieuwe vrijwilligers invoeren

Zodra iemand zich als kandidaat-vrijwilliger aanmeldt bij info@wandelnet.nl, zorgt Sonja dat die mail bij de verantwoordelijke bureaumedewerker terechtkomt. Als de kandidaat geschikt is, zorgt Anja dat de basisgegevens in het CRM worden ingevoerd; zo nodig wordt navraag gedaan om deze aan te vullen. Sonja of Jessica zorgt ook dat die vrijwilliger inloggegevens krijgt en de juiste rechten binnen de website van Wandelnet. ‘Achter de website’ die voor iedereen zichtbaar is, zijn namelijk verschillende niveaus toegankelijk voor de vrijwilligers. Zo kunnen veldmedewerkers daar terecht voor het bestellen van markeermaterialen, en kan je als vrijwilliger er een declaratieformulier vinden voor onkosten.

Nieuwe vrijwilligers ontvangen een informatieve welkomstmail en het meest recente exemplaar van de digitale vrijwilligersnieuwsbrief 'De Handwijzer'. Nieuwe veldmedewerkers lezen daarin ook wanneer de eerstvolgende markeercursus is. Deze groep ontvangt ook een vrijwilligerspas. Daarnaast kunnen zij een Wandelnet-veiligheidshesje ontvangen.

De procedure: wijzigingen in jouw gegevens

Als je verhuist, of je e-mailadres of telefoonnummer wijzigt, geef je dat natuurlijk door. Veldmedewerkers doen dat aan hun padcoördinator; die heeft de verantwoordelijkheid om dergelijke wijzigingen periodiek door te geven aan het bureau (info@wandelnet.nl). Anja voert de wijzigingen door; dat zijn er elke week wel een aantal. Eens in de zoveel tijd benadert ze elke padcoördinator met een lijst van de gegevens zoals die in het systeem staan, met het verzoek die te checken en wijzigingen door te geven.

Vrijwilligers met een andere rol dan padcoördinator of veldmedewerker geven hun gegevens door aan hun contactpersoon op het bureau, zoals Frank Hart of Dea Stam; ook dan zorgt Anja voor de aanpassingen.

Bijzondere situaties

Naast actieve vrijwilligers is er een deel in het systeem voor kandidaat-vrijwilligers waarvoor nog geen vacature is. Die data maken het makkelijk om bijvoorbeeld op woonplaats te zoeken als er op een bepaald traject van een pad een vacature ontstaat.

Natuurlijk zijn er ook af en toe vrijwilligers die stoppen. De padcoördinator of bureaumedewerker krijgt dat door, en geeft dat dan door aan info@wandelnet.nl. De padcoördinator of een bureaumedewerker zorgt voor een bedankje dat in overeenstemming is met de inzet van de betreffende vrijwilliger.

Het komt ook voor dat een vrijwilliger overlijdt. Indien daarvan op de hoogte gesteld, zorgt het bureau voor een passende reactie naar de familie.

Tenslotte

Met dit artikel willen we duidelijk maken dat het actueel houden van alle gegevens een flinke klus is. We hopen dat dit artikel de procedures ook weer duidelijk heeft gemaakt. We vragen alle vrijwilligers met dit inzicht op de beschreven manier hieraan mee te werken.